Переезд офиса (памятка для офис-менеджеров и административных директоров):
- Подготовьте список всего перевозимого имущества с указанием веса сейфов, тяжелой оргтехники, это сэкономит время Вам, когда на оценку переезда Вы будете приглашать потенциальных перевозчиков, достаточно будет показать только кабинет директора, одно рабочее место, как пример и серверное оборудование с архивом, а не весь офис целиком.
- Выясните у арендодателя на старом и новом адресе подъездные пути для автотранспорта, время, в которое можно использовать лифты, лестницы, входные группы, нужно ли их как то защищать (картоном, фанерой, пленкой).
- Выясните у арендодателя на старом и новом адресе нужны ли материальные пропуска на вывоз/ввоз имущества вашего офиса, а также упаковки и инструмента компании-перевозчика.
- Подготовьте план рассадки сотрудников на новом адресе, на основе этого плана согласуйте с компанией-перевозчиком план маркировки имущества и обязательно внесите этот план, как отдельное приложение в договор – это застрахует Вас от долгих поисков какого либо имущества сотрудников, оказавшегося не в том месте, и заниматься этими поисками будет перевозчик.
- Обсудите с Вашим руководством возможность упаковки и распаковки архивных и бухгалтерских документов силами самих сотрудников – это существенно уменьшит бюджет переезда.
- Обязательно согласуйте с компанией-перевозчиком график переезда и внесите его в договор, как отдельное приложение, в этом случае вся ответственность за срыв сроков переезда и простой в работе офиса ляжет на компанию-перевозчика.
- Обязательно согласуйте с компанией-перевозчиком расценки на дополнительные работы и внесите их в договор, как отдельное приложение, так Вы будете точно знать стоимость тех работ, которые Вам нужно провести помимо основного переезда.
- Требуйте от компании-перевозчика описи вносимого и выносимого имущества их сотрудниками, таким образом, Вы застрахуете ваш офис от пропаж и долгих разбирательств с перевозчиком.
- Запрашивайте у компании-перевозчика примеры расчета переезда и примеры тендерной документации, знайте, что любая тендерная документация, сделанная Вами может быть не понятна перевозчику из-за этого могут появиться расхождения, как в организационных, так и финансовых вопросах.
- Назначьте ответственных лиц на старом и новом адресе в день переезда, это поможет компании-перевозчику легче ориентироваться в вашем офисе, а вы сможете наблюдать за ходом работ и вносить свои поправки в эти работы.
